--- title: "Notion pour l’industrie : 350 personnes, 2 sites, 1 système" url: https://warrenperez.com/client/dc-design-conception-cas/ description: "Comment un groupe industriel de 350 collaborateurs a remplacé Excel, les emails et les cahiers par un seul système de pilotage produit dans Notion." language: fr --- Groupe industriel pour l’habitat # Structuration d’un système de pilotage produit pour un groupe industriel en croissance DC est un groupe industriel familial spécialisé dans les produits pour l’habitat : portails, clôtures, garde-corps, volets et portes de garage. Ils ont fait appel à moi comme [consultant Notion pour entreprise](https://warrenperez.com/consultant-notion/) pour structurer le pilotage de leurs projets produits. - 340 à 350 collaborateurs - Deux sites de production - Près de Nantes ## 1 · Contexte L’entreprise rassemble environ 340 à 350 collaborateurs répartis sur deux sites de production près de Nantes, avec plusieurs marques et métiers qui contribuent au développement des gammes. À ce stade de croissance entre PME structurée et ETI industrielle, DC renforce progressivement son fonctionnement groupe tout en conservant une forte culture terrain. L’organisation s’appuie notamment sur des fonctions support transversales (IT, Finance, Marketing et Bureau d’Études) qui jouent un rôle clé dans la coordination entre les sites, les équipes produit et les opérations. Ce contexte crée un terrain exigeant : des produits techniques, des cycles de développement impliquant plusieurs départements, et un besoin croissant de visibilité partagée à l’échelle du groupe. À cette échelle, structurer un espace Notion sur mesure relève moins du projet d’outil que du projet d’organisation. ## 2 · Défi Le brief en bref - Sortir d’un fonctionnement fragmenté - Sécuriser le cycle de vie des projets - Créer un langage commun simple à adopter - Donner à la direction une vision consolidée - Fiabiliser la documentation produit Le défi ne consiste pas seulement à déployer Notion dans un groupe industriel de 350 collaborateurs, mais à structurer un véritable système de pilotage opérationnel capable d’aligner les équipes entre deux sites, plusieurs marques et quatre fonctions transversales. DC doit sortir d’un fonctionnement fragmenté entre Excel, emails, documents papier, cahiers et informations détenues localement pour rendre le développement produit plus lisible, plus fiable et plus collaboratif. L’enjeu central consiste à sécuriser tout le cycle de vie des projets industriels : de l’idée au lancement, en passant par l’étude de marché, le prototypage, l’industrialisation, la documentation technique et le suivi des responsabilités. Pour les équipes terrain, marketing, bureau d’études, achats et production, il faut créer un langage commun simple à adopter, afin que chacun sache où trouver l’information, quelles actions mener, qui est responsable et où en est chaque projet. Le système doit donc répondre à une double exigence : donner à la direction une vision consolidée de l’avancement des projets, tout en offrant aux collaborateurs un outil concret pour réduire les oublis, fluidifier la collaboration entre sites et fiabiliser la documentation produit. ## 3 · Roadmap 1. 1 Audit des processus existantsAudit des processus existants, avec un focus sur le Bureau d’Études, les flux de développement produit et la collaboration transversale. 2. 2 Migration vers un espace groupeMigration des initiatives Notion isolées vers un espace « Business » centralisé et sécurisé pour le groupe. 3. 3 Base de données relationnelle NotionConception d’un système d’information relationnel reliant projets, procédures, comptes rendus, marques et départements. 4. 4 Automatisation de la marche à suivreAutomatisation de la création du processus « Marche À Suivre » en 61 étapes lors du lancement d’un nouveau projet, comprenant les phases d’étude de marché, de prototypage et d’industrialisation. 5. 5 Dashboards par marque et par rôleConstruction de dashboards personnalisés par marque, département et utilisateur, incluant des vues personnelles « Mes projets » et « Mes tâches ». 6. 6 Tutoriels et formationCréation de tutoriels vidéo ciblés et animation de sessions de formation, à distance et en présentiel, pour accompagner l’adoption. 7. 7 Sécurisation de l’espaceSécurisation de l’espace avec des paramètres d’accès granulaires et des structures de bases de données verrouillées pour protéger le système d’une utilisation accidentelle. ## 4 · La transformation Avant - L’information est dispersée entre de multiples outils et formats : fichiers Excel, post-its, documents papier, cahiers et fils d’emails. - Aucun système central ne permet de suivre le cycle de vie complet des projets produits industriels, impliquant R&D, achats, production, marketing et documentation technique. - Les décisions de réunion et les actions de suivi ne sont pas capturées de façon fiable, créant des lacunes opérationnelles et des prochaines étapes oubliées. - Outlook est utilisé comme système de suivi par défaut, générant trop d’emails et rendant le pilotage des projets plus difficile. - L’absence de documentation structurée crée un risque métier : des produits peuvent avancer sans disposer de l’intégralité des supports techniques, impactant la satisfaction client et le SAV. - La collaboration manque de fluidité entre les deux sites de production. Après - DC est passé de fichiers éparpillés et d’un suivi informel à un système opérationnel intégré où les données projet circulent entre équipes et départements. - L’avancement des projets est devenu plus facile à piloter grâce à des indicateurs clairs : pourcentages, jalons, responsabilités et délais. - Les équipes marketing sont devenues nettement plus rapides pour mettre à jour des documentations complexes comme les tarifs et les guides techniques. - Les comptes rendus, documents techniques et historiques projets sont centralisés directement dans chaque page projet, réduisant le temps perdu à fouiller emails et serveurs. - Les équipes ont adopté de nouvelles habitudes de collaboration quotidiennes, le système devenant moins une charge administrative et plus un outil pratique de clarté et de suivi. - Les responsabilités sont devenues plus claires, avec des pilotes et des contributeurs assignés à chaque étape du processus. - Le système a aidé DC à construire un socle opérationnel solide pour le développement de produits industriels : plus de visibilité, moins d’actions oubliées, meilleure documentation et collaboration plus fluide entre sites. > Warren a su parfaitement comprendre notre problématique et ainsi développer l’outil Notion autour de notre besoin. Il était essentiel pour moi d’appliquer une solution digitale de gestion de projets et ce dans un milieu industriel. Warren a été le parfait partenaire dans cette mission : agréable, patient et très professionnel, l’outil est configuré aux petits oignons pour travailler au quotidien ! ## On en parle ? 20 minutes , Gratuit