Transformation d’un espace Notion pour la vie associative d’une grande école de commerce

La vie associative constitue un pilier de l’expérience étudiante EDHEC : l’école compte 87 associations, plus de 430 événements organisés chaque année et plus de 2 800 étudiants engagés par an.

Sur les campus de Lille et Nice, ces associations couvrent des univers très variés : sport, culture, arts, entrepreneuriat, environnement, inclusion, santé ou débat citoyen. Elles contribuent à faire de l’engagement étudiant un véritable terrain d’apprentissage par l’action.

Cette intensité opérationnelle implique une coordination continue entre les associations étudiantes, les équipes BDE, le département Vie Étudiante, la Communication Corporate et les collaborateurs internes EDHEC, avec des enjeux forts de validation, de visibilité, de responsabilité et de transmission. À cette échelle, concevoir un espace Notion sur mesure relève moins du projet d’outil que du projet d’organisation.

Le brief en bref

• Centraliser les demandes
• Clarifier les étapes de validation
• Fiabiliser les données
• Donner à chaque acteur la bonne vue au bon moment
• Réduire la dépendance aux échanges informels

À l’échelle de l’EDHEC, la vie associative ne se résume pas à une succession d’événements à valider : elle fonctionne comme un système opérationnel dense, récurrent et multi-acteurs. Avec des dizaines d’associations, plusieurs centaines d’événements par an et des parties prenantes réparties entre campus, équipes étudiantes, Vie Étudiante et communication, le sujet central n’est pas de mieux documenter l’existant, mais de transformer un flux fragmenté en infrastructure de coordination fiable.

Chaque demande événementielle circule entre plusieurs outils, fichiers et canaux de communication, ce qui fragilise la lisibilité sur l’état réel des préparations, des validations et des responsabilités. Les équipes compensent cette dispersion par du reporting manuel, des relances répétées et des mises à jour croisées, augmentant mécaniquement la charge administrative tout en réduisant la fiabilité des informations disponibles.

L’enjeu business est double : sécuriser l’organisation d’un volume élevé d’événements tout en libérant du temps opérationnel, pour permettre aux équipes de se concentrer sur l’accompagnement, la qualité des projets étudiants et la continuité d’une année associative à l’autre.