Cas client
Transformation du Notion d’un éditeur de logiciel SaaS
Knowmore est un éditeur de SaaS qui propose une plateforme d’adoption digitale, grâce à une approche combinant usage et apprentissage. L’entreprise réunit une trentaine de collaborateurs et compte parmi ses clients des groupes comme AIRBUS, Crédit Agricole ou Pernod Ricard.
1 · Contexte
Knowmore est un éditeur fort de plus de 20 ans d’expérience qui, jusqu’à récemment, œuvrait pour quelques grands comptes triés sur le volet. Puis la société prend un tournant en faisant évoluer son produit vers une solution SaaS, avec l’ambition d’adresser ses services à une plus grande échelle. Ce choix stratégique est un succès et Knowmore connaît une phase de développement accélérée.
Ce changement d’échelle entraîne une multiplication de projets, par nature complexes. Chaque projet de déploiement nécessite une vision claire malgré un grand nombre d’informations à prendre en compte. Fabien Taillandier, Directeur Produit et Relation Client chez Knowmore, constate que leurs outils de suivi peinent à tenir leurs promesses. De plus, chaque pôle a ses propres outils et il n’existe pas de référentiel commun.
Après quelques itérations, Notion s’impose comme la solution idéale pour centraliser l’information et la collaboration des différents pôles. Fabien décide alors de faire appel à moi pour être accompagné dans cette transformation organisationnelle.
2 · Défi
Co-construire un référentiel dans Notion permettant à Knowmore de suivre précisément son activité.
Le brief en bref
- Modéliser l’activité de Knowmore
- Construire un Notion intuitif malgré la complexité des projets
- Former Fabien Taillandier à la maîtrise de Notion et à l’attribution des accès
- Concevoir des templates ux-friendly pour les bases de données clés
- Long terme : accompagner Knowmore dans diverses problématiques, dans un processus de centralisation des opérations dans Notion
3 · Roadmap
Ateliers d’exploration
Ces derniers me permettent de me saisir des problématiques à résoudre, de parcourir l’ensemble du périmètre de la mission. Nous précisons les besoins pré-identifiés, les frictions observées. Le premier atelier est macro, afin de comprendre l’activité de Knowmore, leur manière de s’organiser pour mener à bien ce projet de référentiel. Les ateliers suivants permettent de se concentrer sur des points spécifiques, afin de saisir les subtilités du projet.
Analyse & proposition
J’étudie les informations glanées lors des ateliers d’exploration, que je consolide en parcourant minutieusement l’espace Notion de Knowmore. Cette analyse aboutit sur un livrable incluant : la cartographie du système d’information du Notion de l’entreprise (le workspace tel qu’il est avant mon intervention), une analyse critique de l’existant, et une proposition schématique d’une nouvelle organisation dans Notion.
Développement d’un MVP
Dès que nous nous sommes mis d’accord sur une nouvelle organisation, je m’occupe de concevoir l’espace Notion. C’est la phase de production. Cette étape est réalisée sous l’angle de la co-construction, avec des points d’étapes pour coller au mieux à la réalité de l’activité du SaaS d’adoption digitale. Dans ce cas, j’ai opté pour la conception d’un MVP Notion dans un espace séparé, pour ne pas perturber le travail des équipes.
Transformation de l’espace Notion
Lorsque les tests s’avèrent concluants, il faut intégrer le travail réalisé à l’espace Notion de l’entreprise. Ici l’enjeu principal est de parvenir à capitaliser sur le travail existant et ne pas perdre de données. Je fais le tri entre les éléments inutiles et les éléments pertinents mais sous-optimisés. À la fin, nous obtenons le meilleur des deux mondes : un espace Notion sur-mesure qui contient les données importantes de l’ancien espace.
Accompagnement au changement
L’objectif est de réduire au maximum les frictions liées à l’évolution du Notion. Pour ce faire, je forme en visio les collaborateurs. C’est l’occasion de parcourir l’ensemble des fonctionnalités et de répondre à toutes les interrogations. Je réalise aussi des tutoriels sous forme de capsules vidéos. Cela permet de proposer un onboarding structuré dans une page Notion dédiée. De plus, je place des liens vers des vidéos spécifiques, de manière contextuelle, directement sur les pages du Notion.
REX & affinage
Trois semaines suivant la mise en production du nouveau workspace, nous faisons un RDV afin de prendre les retours d’expérience remontés par l’ensemble des collaborateurs concernés. En conséquence, j’affûte le Notion afin qu’il épouse au mieux les usages des équipes.
Accompagnement long terme
En lien direct avec le directeur produit et relation client, j’aide la société à intégrer certains processus dans Notion et procède à des automatisations via Make, afin de faire gagner du temps et de la précision sur des tâches chronophages.
4 · Résultat
Avant
- Référentiel incomplet, ne traduisant pas l’exactitude de l’activité
- Présence de bases de données redondantes
Après
- Référentiel modélisé à 100 %, avec ses subtilités
- Simplification des relations existantes, suppression des doublons de bases de données
- Montée en compétences du directeur des opérations sur l’outil Notion
Warren a de très bonnes compétences no-code et une approche méthodique et pragmatique. Il m’a beaucoup aidé pour structurer et animer le Notion de mon entreprise.
Fabien Taillandier, Directeur Produit et Relation Client, Knowmore
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