Cas client
Transformation d’un espace Notion pour une agence créative
Studio Lab est une agence digitale et créative aux hautes exigences esthétiques, dont les clients viennent de la mode et du design. Elle les accompagne en branding, événementiel, site web et social media.
1 · Contexte
Studio Lab fait face à une croissance soutenue qui se traduit par une multiplication des projets clients. La communication informelle entre les collaborateurs ne suffit plus. Les outils et les documents sont dispersés, entraînant une frustration et une perte de temps au quotidien pour trouver les bonnes informations.
Laure Bilger et son équipe cherchent un moyen de structurer leurs opérations, sans perdre leur ADN ni leur manière de travailler. Elles retiennent Notion pour devenir l’outil central de leur fonctionnement. Elles identifient un template qui semble bien correspondre à leurs besoins. Si ce premier essai les convainc de la pertinence de Notion, elles constatent rapidement qu’à l’usage, ce template pré-fabriqué peine à tenir ses promesses.
Studio Lab décide alors de concevoir son propre espace Notion, pour qu’il épouse complètement leur activité et qu’il traduise leur façon de collaborer.
2 · Défi
Concevoir un espace Notion collaboratif efficace et à leur image, permettant de gérer efficacement la prospection et la production des projets clients.
Le brief en bref
- Construire un espace Notion pertinent pour gérer l’activité actuelle de Studio Lab, mais aussi compatible avec ses perspectives d’évolution
- Concevoir un pipeline de prospection commerciale qui respecte leur manière de procéder
- Mettre en place un CRM fiable, simple qui donne un regard sur l’historique de la relation client
- Pouvoir suivre les projets clients, les tâches, sous-tâches associées et rendez-vous associés
- Optimiser le partage des informations avec les clients, notamment le processus de validation lié aux réseaux sociaux
- Offrir différentes vues macro et micro : CEO – Pôles – Individuelle
- Réduire au maximum les frictions au quotidien avec un fonctionnement simple et adapté
3 · Roadmap
Ateliers d’exploration
Ces derniers me permettent de me saisir des problématiques à résoudre, de parcourir l’ensemble du périmètre de la mission. Nous précisons les besoins pré-identifiés, les frictions observées. Le premier entretien est macro, afin de comprendre l’activité de Studio Lab, leur manière de s’organiser pour mener à bien leurs activités commerciales et de production. Les ateliers suivants permettent de se concentrer sur des points spécifiques, comme la gestion des projets social media par exemple.
Analyse & proposition
J’étudie les informations glanées lors des ateliers d’exploration, que je consolide en parcourant l’espace Notion de l’agence. Cette analyse aboutit sur un livrable incluant une analyse critique de l’existant accompagnée de la cartographie du système d’information du Notion de l’entreprise, ainsi qu’une proposition schématique d’une nouvelle organisation dans Notion.
Développement d’un MVP
Dès que nous nous sommes mis d’accord sur une nouvelle organisation, je m’occupe de concevoir l’espace Notion. C’est la phase de production. Cette étape est réalisée sous l’angle de la co-construction, avec des points d’étapes pour coller au mieux à la réalité de l’activité du studio créatif. Dans ce cas, j’ai opté pour la conception d’un MVP Notion dans un espace séparé, pour ne pas perturber le travail des équipes.
Transformation de l’espace Notion
Lorsque les tests s’avèrent concluants, il faut intégrer le travail réalisé à l’espace Notion de l’entreprise. Ici l’enjeu principal est de parvenir à capitaliser sur le travail existant et ne pas perdre de données. Je fais le tri entre les éléments inutiles et les éléments pertinents mais sous-optimisés. À la fin, nous obtenons le meilleur des deux mondes : un espace Notion sur-mesure qui contient les données importantes de l’ancien espace.
Accompagnement au changement
L’objectif est de réduire au maximum les frictions liées à l’évolution du Notion. Pour ce faire, je forme les collaborateurs. C’est l’occasion de parcourir l’ensemble des fonctionnalités et répondre à toutes les interrogations. Je réalise aussi des tutoriels vidéos. Cela permet de proposer un onboarding structuré dans une page Notion dédiée. De plus, je place des liens vers des vidéos spécifiques, de manière contextuelle, directement sur les pages du Notion.
REX & affinage
Trois semaines suivant la mise en production du nouveau workspace, nous faisons un RDV afin de prendre les retours d’expérience remontés par l’ensemble des employés. En conséquence, j’affûte le Notion afin qu’il épouse au mieux les usages des équipes.
4 · Résultat
Avant
- Aucun point d’entrée clairement défini
- Système d’information désordonné, non fonctionnel, non consolidé et non adapté au métier de Studio Lab
- De nombreux doublons de bases de données
- Aucune personnalisation des vues
- Pas de flux de travail mis en place ni de process
Après
- Une homepage intuitive
- Un workflow clair construit autour de la manière de procéder de Studio Lab
- Un CRM qui respecte l’ensemble du cycle de vie du client
- Un système d’information sur-mesure qui reflète la réalité de l’activité
- Des vues spécifiques par pôle, par personne et par usage
- Des templates personnalisés
- Un onboarding par vidéo screencasts
Ravie d’avoir collaboré avec Warren : son expertise sur Notion a permis à Studio Lab d’optimiser son espace, pour la gestion de projet interne comme pour les plannings partagés avec les clients. Je recommande +++ !
Laure Bilger, Fondatrice, Studio Lab
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