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Grande école de commerce

École de commerce : un circuit de validation pour 87 associations, −90 % de temps de coordination

L’EDHEC Business School est une institution d’enseignement supérieur de référence, avec plusieurs campus nationaux et internationaux : Lille, Nice, Paris et Londres. Sa Vie Étudiante coordonne 87 associations et plus de 430 événements par an.

1 · Contexte

Des étudiants de l’EDHEC réunis en amphithéâtre
Les étudiants de l’EDHEC, 2026

La vie associative constitue un pilier de l’expérience étudiante EDHEC : l’école compte 87 associations, plus de 430 événements organisés chaque année et plus de 2 800 étudiants engagés par an.

Sur les campus de Lille et Nice, ces associations couvrent des univers très variés : sport, culture, arts, entrepreneuriat, environnement, inclusion, santé ou débat citoyen. Elles contribuent à faire de l’engagement étudiant un véritable terrain d’apprentissage par l’action.

Cette intensité opérationnelle implique une coordination continue entre les associations étudiantes, les équipes BDE, le département Vie Étudiante, la Communication Corporate et les collaborateurs internes EDHEC, avec des enjeux forts de validation, de visibilité, de responsabilité et de transmission. À cette échelle, concevoir un espace Notion sur mesure relève moins du projet d’outil que du projet d’organisation.

2 · Défi

Une soirée organisée par une association étudiante de l’EDHEC
Une soirée associative, 2026

Le brief en bref

  • Centraliser les demandes
  • Clarifier les étapes de validation
  • Fiabiliser les données
  • Donner à chaque acteur la bonne vue au bon moment
  • Réduire la dépendance aux échanges informels

À l’échelle de l’EDHEC, la vie associative ne se résume pas à une succession d’événements à valider : elle fonctionne comme un système opérationnel dense, récurrent et multi-acteurs. Avec des dizaines d’associations, plusieurs centaines d’événements par an et des parties prenantes réparties entre campus, équipes étudiantes, Vie Étudiante et communication, le sujet central n’est pas de mieux documenter l’existant, mais de transformer un flux fragmenté en infrastructure de coordination fiable.

Chaque demande événementielle circule entre plusieurs outils, fichiers et canaux de communication, ce qui fragilise la lisibilité sur l’état réel des préparations, des validations et des responsabilités. Les équipes compensent cette dispersion par du reporting manuel, des relances répétées et des mises à jour croisées, augmentant mécaniquement la charge administrative tout en réduisant la fiabilité des informations disponibles.

L’enjeu business est double : sécuriser l’organisation d’un volume élevé d’événements tout en libérant du temps opérationnel, pour permettre aux équipes de se concentrer sur l’accompagnement, la qualité des projets étudiants et la continuité d’une année associative à l’autre.

3 · Réalisations

  1. 1

    Audit des flux réels

    Audit des processus, des bases de données et des flux réels pour identifier la complexité structurelle, les informations redondantes et autres frictions.

  2. 2

    Simplification de l’architecture

    Simplification de l’architecture de l’espace pour le rendre opérationnel, plus intuitif, plus facile à naviguer et mieux adapté à l’usage quotidien.

  3. 3

    Centralisation des demandes

    Centralisation des demandes d’événements et de contenus via des formulaires créés avec Fillout et directement connectés à Notion.

  4. 4

    Automatisation des étapes clés

    Automatisation des étapes clés des flux via des notifications Gmail et Notion, pour tenir les parties prenantes informées tout au long du processus de validation.

  5. 5

    Dashboards par acteur

    Création de dashboards dédiés pour les associations étudiantes, les équipes BDE, la Vie Étudiante, les équipes communication et les collaborateurs internes EDHEC.

  6. 6

    Documentation et tutoriels

    Construction de documentation et de tutoriels vidéo pour soutenir l’autonomie, l’onboarding et les passations récurrentes entre équipes étudiantes.

  7. 7

    Adoption et affinage

    Retours d’expérience pour s’assurer de la bonne adoption par les différentes parties prenantes, et affinage du système selon les retours.

4 · La transformation

Avant

  • Le flux entre associations étudiantes, équipes BDE et administration de l’EDHEC manque de fluidité, créant des goulots d’étranglement dans la validation des événements.
  • Un bruit opérationnel constant s’installe : l’information est ressaisie et dispersée entre Teams, SharePoint, Google Drive, Google Form et emails, ce qui fait perdre du temps et de l’énergie aux équipes.
  • Le reporting événementiel pour les associations étudiantes nécessite des mises à jour manuelles constantes sur différents agendas, entraînant une charge administrative significative.
  • Les équipes communication disposent d’une visibilité limitée en temps réel sur les événements, ce qui les force à solliciter manuellement les responsables de campus ou d’associations.

Après

  • L’EDHEC est passé de flux fragmentés entre plusieurs outils disparates et fichiers de reporting à une plateforme centralisée où demandes, événements et validations se suivent au même endroit.
  • Le processus de validation des événements est devenu nettement plus rapide, transformant un flux de reporting manuel en un workflow fluide de validation réalisable en quelques clics.
  • Les demandes sont déposées via Fillout, un outil de formulaires connecté nativement à Notion.
  • À chaque étape clé, les parties prenantes reçoivent automatiquement une notification par email.
  • Les équipes Vie Étudiante passent 90 % de temps en moins à coordonner et à ressaisir : le circuit suit l’ordre des décisionnaires et prévient chaque partie prenante par e-mail.
  • L’événement validé se publie instantanément au planning, pour la communication comme pour les campus.
J’ai eu le plaisir de collaborer avec Warren pour le développement de nos pages Notion visant à faciliter grandement mon organisation, et je ne pourrais être plus satisfait de cette expérience. Warren a fait preuve d’une grande réactivité et d’une grande fluidité dans nos échanges. Son professionnalisme et son expertise ont permis de mener à bien ce projet avec une efficacité remarquable. Je recommande vivement Warren pour toute mission similaire et je n’hésiterai pas à faire appel à ses services à l’avenir !
Portrait de Nicolas FlaszenskiNicolas FlaszenskiChargé de mission Vie Étudiante et Diversité, EDHEC Business School

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