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Agence digitale 360°

Agence web : industrialiser la production, des devis en 5 minutes

Nematis est une agence digitale installée près de Perpignan depuis vingt ans : sites, SEO, publicité en ligne et réseaux sociaux, pour plus d’une centaine de métiers, dont de nombreux acteurs du tourisme. Ses quatre équipes ont industrialisé leur production avec Notion et HubSpot.

1 · Contexte

Nematis accompagne la croissance en ligne de ses clients en partenaire 360° : création de sites, référencement, publicité en ligne et réseaux sociaux.

Forte de vingt ans d’expérience, l’agence pilote un volume important de projets en parallèle, répartis entre quatre équipes : Factory, Maintenance, Ads et SEO.

En pleine croissance, elle devait absorber davantage de projets sans alourdir son fonctionnement. L’enjeu : faire de Notion le socle opérationnel fiable qui relie le commercial, la production, le marketing et le suivi financier.

2 · Défi

Le brief en bref

  • Industrialiser la production web
  • Saisir le brief une seule fois
  • Créer le projet dès la signature
  • Séparer marge et dépenses médias
  • Voir la charge de chaque consultant

La production d’un site passait entre de nombreuses mains, design, développement, contenu, SEO, sans jalons communs ni process partagé. Chaque équipe suivait ses projets à sa façon.

Notion n’était ni assez clair ni assez complet pour le pilotage quotidien : les équipes s’appuyaient encore sur Excel et Google Sheets. Le brief client se ressaisissait d’un outil à l’autre, avec des informations incohérentes et une relation client moins réactive.

Le suivi budgétaire ne séparait pas clairement les honoraires de l’agence des dépenses médias réelles, et les managers manquaient d’une vue précise sur la charge de chaque consultant pour anticiper les recrutements.

3 · Réalisations

  1. 1

    Audit de l’existant

    Audit de l’architecture Notion en place pour repérer les problèmes structurels, les flux en double et les angles morts opérationnels.

  2. 2

    Le pilotage des projets selon le cycle de vie client

    Chaque site avance au rythme du client, de la signature à la maintenance : à chaque étape, ses jalons, ses tâches, ses passations entre spécialistes et ses rappels, posés automatiquement.

  3. 3

    Un brief saisi une seule fois

    Le brief est centralisé dès le départ : chaque spécialiste le lit dans sa propre vue, sans aucune double saisie.

  4. 4

    Du devis signé au projet

    Le flux entre HubSpot et Notion est automatisé : à la signature du devis, le projet se crée avec ses tâches.

  5. 5

    Publicité et budgets unifiés

    Les bases Google Ads et Meta Ads fusionnent en un seul système, et des calculs séparent la marge de l’agence des dépenses médias réelles.

  6. 6

    Tableaux de bord et rappels

    Des tableaux de bord pour les responsables d’équipe, de la vue d’ensemble au détail de l’exécution, et des rappels automatiques pour les bilans clients à 30, 60 et 90 jours.

  7. 7

    Formation et autonomie

    Des sessions de formation sur mesure pour que les équipes comprennent le système et le fassent évoluer en autonomie.

4 · La transformation

Avant

  • La production d’un site passe entre de nombreuses mains, sans jalons communs ni process partagé.
  • Le brief client se ressaisit entre Notion, Excel et Google Sheets.
  • Créer un devis et son projet prend entre 45 minutes et une heure.
  • Les tickets clients se traitent au cas par cas, sans circuit commun entre les équipes.
  • Les managers ne voient ni la charge de chaque consultant, ni les échéances clients à venir.

Après

  • Un devis et son projet sont prêts en 5 minutes au lieu de 45 à 60 : le projet naît dans Notion dès la signature dans HubSpot.
  • Le brief est écrit une seule fois et lu par chaque spécialiste : zéro double saisie.
  • Les tickets clients se traitent avec 50 % de réactivité en plus, dans un circuit commun à toutes les équipes.
  • La marge de l’agence et les dépenses médias sont séparées par le calcul : un suivi budgétaire plus juste.
  • La charge de chaque consultant se lit en temps réel, et les bilans clients à 30, 60 et 90 jours se relancent automatiquement.
Créer un devis et le faire signer prenait entre 45 minutes et une heure. Maintenant c’est fait en 5 minutes… C’est vraiment énorme. Et ça supprime toute possibilité d’erreur, ce qui est encore plus grand.
Antoine GuergnonHead of Production, Nematis

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20 minutes, Gratuit

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