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Immobilier d’entreprise

Immobilier d’entreprise : 100 % de la base investisseurs activable, là où 80 % dormait

Beaumaris est un cabinet lillois de conseil en investissement immobilier d’entreprise, fondé par deux associés. J’ai réuni ses cinq outils en un cockpit commercial unique dans Notion, pour rendre activable l’intégralité de sa base investisseurs et sécuriser des cycles de vente de six à douze mois.

1 · Contexte

Spécialisé en Capital Markets, Beaumaris accompagne investisseurs institutionnels, privés et family offices dans la cession ou l’acquisition de bureaux, de locaux d’activité et de commerces. Son métier ne se limite pas à vendre des actifs : il consiste aussi à présenter et structurer les flux financiers, actuels ou futurs, qui leur sont attachés.

Les cycles de vente sont longs, souvent de six à douze mois, avec vingt à quarante opportunités actives à différents degrés de maturité.

Dans ce métier, la qualité du CRM, du suivi du pipeline et des données investisseurs détermine directement la précision commerciale, la qualité du suivi et la fiabilité des prévisions de chiffre d’affaires.

2 · Défi

Le brief en bref

  • Réunir cinq outils en un cockpit unique
  • Rendre toute la base investisseurs activable
  • Sécuriser des cycles de six à douze mois
  • Piloter le chiffre d’affaires prévisionnel
  • Améliorer la méthode de travail, sans la changer

L’information était fragmentée entre cinq outils : Excel pour les investisseurs, OneDrive pour les documents, Notability pour les notes manuscrites, Notion pour les projets et les contacts de l’iPhone pour les relations. Une même information devait souvent être saisie trois ou quatre fois.

Environ 80 % de la base de contacts restait inexploitée : les critères d’investissement étaient difficiles à filtrer, à mettre à jour et à activer, dans un marché où les interlocuteurs changent fréquemment de structure sans quitter le secteur.

Sans tableau de bord consolidé, le pilotage reposait sur l’intuition : ni le nombre de deals par type d’actif, ni les taux de sortie, ni le temps passé par étape commerciale, ni le chiffre d’affaires prévisionnel n’étaient mesurés.

3 · Réalisations

  1. 1

    Audit et cartographie

    Audit du système existant et cartographie des relations entre pipeline, actions, contacts et entreprises.

  2. 2

    Stabilisation de l’espace

    Nettoyage et restructuration de l’espace : isolement des bases clés et suppression des doublons structurels.

  3. 3

    CRM unifié

    Import et nettoyage des contacts issus d’Excel et de l’iPhone, avec une normalisation des coordonnées par formules.

  4. 4

    Modèles d’opportunité

    Des modèles automatisés : chaque nouvelle opportunité est créée avec ses tâches, ses comptes rendus, ses contacts, ses entreprises et ses documents.

  5. 5

    Tableaux de bord

    Chiffre d’affaires prévisionnel, deal flow, opportunités pondérées par probabilité et temps moyen passé à chaque étape commerciale.

  6. 6

    Ciblage des investisseurs

    Des vues et des filtres par type d’actif, budget, rendement attendu et stratégie d’investissement.

  7. 7

    Coaching et autonomie

    Des sessions de coaching en direct et une documentation vidéo sur mesure, pour faire vivre le système en autonomie.

4 · La transformation

Avant

  • Une information fragmentée entre Excel, OneDrive, Notability, Notion et l’iPhone.
  • Une même information saisie trois ou quatre fois.
  • Environ 80 % de la base investisseurs inexploitée.
  • Aucun tableau de bord sur le pipeline ni sur le chiffre d’affaires prévisionnel.
  • Des opportunités de six à douze mois suivies de mémoire.

Après

  • 100 % de la base investisseurs activable, filtrée en quelques secondes par actif, budget, rendement et stratégie.
  • Des cycles longs sécurisés par des statuts clairs, des mises en pause et des rappels automatiques.
  • Notes, comptes rendus, historique et prochaines actions de chaque relation réunis au même endroit.
  • Le chiffre d’affaires prévisionnel et le deal flow lisibles dans un tableau de bord unique.
  • Les tâches répétitives automatisées : création de projets, classement des documents, calcul des délais, relances.
Ça correspond exactement parce que ça ne change pas ma façon de travailler jusqu’à maintenant. Ça l’améliore juste. Donc c’est parfait. C’est exactement ce que je voulais.
Sonia MatmatiFondatrice, Beaumaris

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