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Groupe traiteur événementiel

Traiteur événementiel : 50 % de réactivité en plus, la marge réelle de chaque événement

Food Side Stories est un groupe de restauration événementielle installé à Montreuil, qui réunit trois marques : Presqu’île, Cantine California et Mijote. J’ai repensé avec son équipe sa manière de travailler, autour d’un système qui génère ses livrables à la charte de chaque marque et rend lisible la marge réelle de chaque événement.

1 · Contexte

Food Side Stories réunit trois marques aux positionnements distincts : Presqu’île, autour des produits de la mer et de la terre, Cantine California, street food californienne et mexicaine née d’un food truck parisien, et Mijote, dédiée à la restauration des productions événementielles.

L’activité est fortement saisonnière, avec des pics au printemps, au début de l’automne et en décembre, et de nombreux événements menés en parallèle. Sa réussite repose sur une coordination sans faille entre le bureau, en charge de la logistique, et la cuisine, en charge de la production.

Trois personnes pilotent les événements avec des dizaines de prestataires, dans un métier aux marges complexes : personnel, matériel, transport, prestataires et matières premières pèsent chacun sur la rentabilité.

2 · Défi

Le brief en bref

  • Générer les livrables à la charte de chaque marque
  • Supprimer la double saisie
  • Rapprocher coûts réels et marges prévues
  • Suivre chaque événement de bout en bout
  • Partager une vue consolidée de la production

Notion était cantonné à un rôle de documentation, sans bases de données, relations ni automatisations. L’information se dispersait entre Gmail, Dropbox, Drive et Pennylane, au prix d’une double saisie et d’un risque permanent d’erreurs ou d’oublis.

Les feuilles de route destinées aux clients et aux prestataires se montaient à la main, à la charte de chaque marque : plusieurs heures par document, jusqu’à deux jours par semaine en haute saison. Chaque retranscription faisait peser un risque sur des informations critiques : plannings, accès, menus.

L’enjeu business était double : gagner en réactivité auprès des clients et piloter enfin la rentabilité. Les coûts réels n’étaient jamais rapprochés des marges prévues au devis, et aucune vue consolidée ne permettait de suivre l’avancement des événements.

3 · Réalisations

  1. 1

    Audit des flux

    Analyse du système d’information existant, des flux métier et des points de friction prioritaires : production événementielle, logistique, administration.

  2. 2

    Architecture relationnelle

    Refonte de Notion autour de bases interconnectées, événements, tâches, clients, personnel, prestataires et marques : une information saisie une fois alimente l’ensemble.

  3. 3

    Génération des feuilles de route

    Des flux Make qui produisent les documents clients et prestataires dans Google Slides et Google Docs, à la charte de la marque, dès la saisie de l’événement.

  4. 4

    Pilotage de la marge

    Des tableaux de bord de chiffre d’affaires et de marge, par événement, par marque et par catégorie de coût, rapprochés du devis.

  5. 5

    Espaces par équipe

    Des espaces de travail où chacun accède immédiatement à ses tâches, ses événements et ses priorités.

  6. 6

    Formation et documentation

    Sessions de formation et documentation vidéo, pour faciliter l’adoption, la maintenance et l’évolution du système.

4 · La transformation

Avant

  • Un Notion limité à la documentation.
  • Une information dispersée entre Gmail, Dropbox, Drive et Pennylane.
  • Des feuilles de route montées à la main : jusqu’à deux jours par semaine en haute saison.
  • Des retranscriptions manuelles, sources d’erreurs.
  • Des coûts réels jamais rapprochés des marges prévues.

Après

  • 50 % de réactivité client en plus : les feuilles de route partent dès la saisie de l’événement.
  • Une valeur perçue en hausse : des livrables à la charte de chaque marque, remis à temps aux clients comme aux prestataires.
  • 30 minutes au lieu de deux jours par semaine en haute saison, sans aucune ressaisie.
  • La marge réelle de chaque événement et de chaque marque, rapprochée du devis.
  • Des réunions de production pilotées sur des tableaux de bord partagés.
On n’a pas besoin de ressaisir les informations, ça évite les erreurs, c’est vraiment cool.
Justine EvainResponsable Production, Food Side Stories

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