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Groupe de services funéraires

Groupe funéraire : un système commun à tous les pôles marketing, le reporting au comex en un clic

Mon client est un groupe européen de services funéraires, présent sur toute la chaîne de valeur : pompes funèbres, crématoriums, construction de sites, assurance. Son service marketing m’a confié la refonte de son système de pilotage, pour réunir ses pôles et son studio créatif dans un fonctionnement commun.

1 · Contexte

Groupe européen de services funéraires, l’entreprise opère sur l’ensemble de la chaîne de valeur : pompes funèbres, crématoriums, construction de sites et services d’assurance. Le groupe s’est construit par acquisitions et recrutements successifs, jusqu’à prendre la dimension d’un grand groupe.

Son département Marketing et Communication pilote un portefeuille de projets transversaux : ouvertures d’agences, campagnes nationales, marque employeur, initiatives de la fondation. Il s’appuie sur des pôles spécialisés et un studio créatif interne, au service de centaines de marques locales.

À cette échelle, la coordination, la visibilité et la gouvernance des projets ne sont pas des sujets d’outillage : elles conditionnent la capacité du groupe à tenir ses engagements, en interne comme sur le terrain.

2 · Défi

Le brief en bref

  • Faire de Notion l’outil commun de tous les pôles
  • Relier chaque projet au studio créatif
  • Consolider le reporting au comex
  • Mesurer la production du studio sans saisie
  • Simplifier pour faire adopter

Le défi ne consistait pas à déployer Notion, puisqu’il existait déjà, mais à le rendre utile. La première version, conçue sans partir des usages, comptait jusqu’à 70 propriétés par page projet : seuls 10 % du service l’avaient adopté, et beaucoup le vivaient comme une contrainte plutôt qu’un appui.

Réparti en plusieurs pôles, le service fonctionnait en silos. Les demandes au studio créatif transitaient par l’oral et les e-mails, obligeant les graphistes à ressaisir l’information pour leur propre suivi, tandis que projets et livrables se dispersaient entre pages privées, serveurs, Teams et Notion.

Pour la direction, l’enjeu était concret : disposer d’un calendrier marketing consolidé. Chaque macro-planning destiné au comex mobilisait des réunions et au moins deux heures de mise en forme, à partir de fichiers Excel devenus illisibles.

3 · Réalisations

  1. 1

    Dix entretiens approfondis

    Entretiens avec les responsables de département, Médias, Studio, Réseaux sociaux, Fondation et autres fonctions clés, pour comprendre les besoins de chacun.

  2. 2

    Cartographie des flux réels

    Analyse de la circulation effective de l’information entre les équipes, et des points de friction qu’elle rencontre, plutôt que des processus théoriques.

  3. 3

    Système d’information relationnel

    Conception d’une architecture reliant projets, tâches et livrables, en remplacement de l’ancienne logique de tags statiques.

  4. 4

    Pilote allégé

    Test des flux clés, dont les demandes créatives au studio, sur un environnement réduit avant la migration complète, une interface simplifiée, organisée en sections contextuelles.

  5. 5

    Le reporting au comex

    Un macro-planning alimenté par les projets des équipes, et un outil sur mesure qui l’exporte à la charte du groupe.

  6. 6

    Reporting du studio

    Les livrables reliés aux tâches du studio : des indicateurs de production consolidés sans saisie supplémentaire.

  7. 7

    Migration et adoption

    Migration des données sur une période plus calme, puis accompagnement par ateliers d’équipe et onboarding structuré.

4 · La transformation

Avant

  • Un Notion adopté par 10 % du service marketing seulement.
  • Jusqu’à 70 propriétés par page projet : un outil vécu comme une contrainte.
  • Des pôles en silos, un studio sollicité à l’oral et par e-mail.
  • Des informations dispersées entre pages privées, serveurs, Teams et Notion.
  • Au moins deux heures de mise en forme pour chaque reporting au comex.

Après

  • Tous les pôles marketing réunis dans un système commun, pertinent pour chacun.
  • Un macro-planning alimenté en temps réel par les projets des équipes, exporté à la charte en un clic au lieu de 2 heures.
  • Chaque projet relié au studio créatif : l’information se retrouve en un clic.
  • Des indicateurs de production du studio, par type de livrable, remontés au comex sans saisie.
  • Une collaboration qui se poursuit, aujourd’hui sur l’amplification par l’IA.

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