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Agence créative

Agence créative : 7 pôles réunis dans un système unique, du commercial à la pré-compta

SPOA est une agence créative parisienne d’une vingtaine de personnes, dotée de son propre studio de production : stratégie, création, production et post-production, pour des marques du luxe, du corporate et de l’entertainment. Depuis plus de trois ans, j’accompagne la structuration de toute l’agence dans un système unique.

1 · Contexte

SPOA est une agence créative et digitale parisienne d’une vingtaine de personnes, spécialisée dans la communication publicitaire et la production de contenus, film comme digital, avec un studio de production intégré.

Elle travaille pour des marques premium et du luxe particulièrement exigeantes. Dans ce contexte, l’excellence opérationnelle n’est pas une affaire interne : elle conditionne la capacité de l’agence à livrer un travail créatif de haut niveau, avec vitesse, précision et fiabilité.

La croissance imposait de structurer les systèmes internes sans alourdir les équipes ni introduire de complexité superflue.

2 · Défi

Le brief en bref

  • Réunir les sept pôles dans un système unique
  • Conserver l’historique de chaque projet
  • Sécuriser la passation vers la post-production
  • Rapprocher chaque facture de son projet
  • Piloter marges et trésorerie en temps réel

Briefs, scripts, storyboards et données de production se perdaient dans Slack. Sans source de vérité partagée entre production et post-production, chaque passation exposait l’agence à des informations manquantes ou incomplètes.

Les données techniques des projets n’étaient pas centralisées assez tôt, ce qui fragilisait le nommage, l’archivage et la gestion des fichiers dans la durée. Devis, facturation, prestataires et paiements restaient largement manuels, au prix de relances inutiles.

Pour la direction, l’enjeu était de piloter en temps réel la marge de chaque projet, les coûts prestataires et la trésorerie, sans attendre la clôture comptable.

3 · Réalisations

  1. 1

    Audit des flux

    Analyse des flux de développement commercial, de production, de post-production et de finance : là où l’information se perd, se duplique ou prend du retard.

  2. 2

    Base opérationnelle centrale

    Une architecture reliant projets, clients, prestataires, données de production et informations financières, du premier contact au retour d’expérience.

  3. 3

    Module post-production

    Centralisation des données techniques, des ressources et des livrables dès la signature d’un projet.

  4. 4

    Automatisation administrative

    Avec Make, Qonto et Pennylane : facturation, et rapprochement de chaque facture de production avec son code projet.

  5. 5

    Pilotage financier

    Des tableaux de bord de marge, de rentabilité, de pipeline et d’échéances de paiement, construits avec le cabinet d’experts-comptables.

  6. 6

    CRM et Notion AI

    Un CRM relié aux projets, où Notion AI résume automatiquement les réunions et les points de contact.

  7. 7

    Accompagnement continu

    Formations, onboarding et améliorations continues depuis plus de trois ans, au rythme de la croissance.

4 · La transformation

Avant

  • Briefs, scripts, storyboards et données de production dispersés dans Slack.
  • Aucune source de vérité partagée entre production et post-production.
  • Des données techniques centralisées trop tard.
  • Devis, facturation et paiements gérés manuellement, avec des relances inutiles.
  • Ni marge par projet, ni trésorerie lisibles en temps réel.

Après

  • Sept pôles réunis dans un système unique : commercial, développement commercial, relation client, création, production, finance et administratif, pré-compta.
  • Le contexte de chaque projet conservé au même endroit, du premier contact au retour d’expérience.
  • Chaque facture de production rapprochée de son code projet, et la marge de chaque projet lisible en temps réel, coûts prestataires compris.
  • Une passation fluide vers la post-production, les données techniques créées dès la signature.
  • Une base complète, sur laquelle l’IA travaille avec le contexte réel de l’agence.
Warren est un partenaire fiable, dans la durée comme dans les solutions apportées. À l’écoute, disponible : une belle collaboration qui accompagne notre développement et notre croissance.
Portrait d’Orel SimonOrel SimonFondateur et CEO, SPOA
Je pense que ça va nous faire gagner un temps fou et éviter les problèmes de communication qu’on a tout le temps.
Sandra LotersteinPost-Production, SPOA

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