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Production audiovisuelle

Production audiovisuelle : 100 % des films publicitaires et des clips pilotés dans un seul cockpit

Phantasm est une société de production audiovisuelle : films publicitaires et clips, avec une division cinéma, Vixens. Ses associés m’ont confié la structuration de leur système de production dans Notion, pour piloter toutes leurs productions au même endroit.

1 · Contexte

Phantasm produit des films publicitaires et des clips, aux côtés d’une division cinéma, Vixens. Une équipe de producteurs et de fonctions support mène de nombreuses productions en parallèle, avec un vivier de réalisateurs et de collaborateurs freelances.

Dans ce métier, la maîtrise du calendrier, des budgets et des disponibilités des talents conditionne directement la capacité à remporter les appels d’offres et à livrer dans les délais.

2 · Défi

Le brief en bref

  • Centraliser toutes les productions
  • Relier le planning aux disponibilités des talents
  • Structurer le développement commercial
  • Ouvrir le système aux freelances, sans tout exposer

Le pilotage reposait sur une constellation de tableurs : un fichier pour le suivi commercial, un autre pour le planning, sans lien avec les disponibilités des réalisateurs, et d’autres encore pour les festivals, les annonceurs et la veille des talents. Les devis se construisaient sur un Excel complexe.

Les fichiers de production vivaient dans un Dropbox géant, dont l’arborescence devait être réorganisée à chaque changement de statut d’un projet, au prix de conflits de synchronisation. Aucun CRM ne structurait la prospection.

3 · Réalisations

  1. 1

    Base des productions

    Chaque production suivie de l’appel d’offres à la livraison : type de projet, phases de préparation, de tournage et de post-production, dates clés, budget, producteur et équipe par poste.

  2. 2

    Vivier de talents

    Une base des collaborateurs externes, réalisateurs compris, avec leurs postes et leurs indisponibilités.

  3. 3

    Espaces métier

    Des espaces Commercial, Talents, Production et Post-production, des chantiers internes et une roadmap.

  4. 4

    Gouvernance des accès

    Les permanents administrent le système, les freelances n’accèdent qu’aux documents standards et à la page de leur projet.

  5. 5

    Calendrier consolidé

    Dans une seconde phase, un calendrier unique réunit les dates de toutes les productions, avec le suivi des coûts des festivals.

4 · La transformation

Avant

  • Un suivi commercial et un planning éclatés entre plusieurs tableurs.
  • Un planning sans lien avec les disponibilités des réalisateurs.
  • Des devis construits sur un Excel complexe.
  • Un Dropbox à réorganiser à chaque changement de statut.

Après

  • 100 % des productions centralisées dans un seul cockpit, de l’appel d’offres à la livraison.
  • Le planning des productions relié aux disponibilités des talents.
  • Des accès maîtrisés pour les freelances.
  • Un calendrier consolidé de toutes les productions.
Je te remercie pour ton travail sur le Notion, nous le développons en parallèle pour qu’il devienne le plus adapté possible à nos besoins.
Camille ToïgoPhantasm

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