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Agence web immobilière

Agence web immobilière : 5 heures gagnées chaque semaine, 100 % du savoir-faire dans un outil métier

Alfa Concept est une agence web installée à Montpellier depuis 2005 : sites internet, référencement et campagnes publicitaires, surtout pour les professionnels de l’immobilier. Ses associés m’ont confié la structuration de leur activité marketing dans Notion, pour outiller un savoir-faire porté jusque-là par l’expérience de chacun.

1 · Contexte

Alfa Concept crée des sites internet et pilote le référencement et les campagnes Google Ads de professionnels de l’immobilier : agences, location de vacances, diagnostics. L’agence compte plus de 300 clients web et une soixantaine de clients en marketing.

Pendant quinze ans, trois personnes ont porté l’activité, avant l’arrivée d’alternants. Le savoir-faire était réel, mais il reposait sur l’expérience de chacun plutôt que sur un processus outillé, et la croissance de l’équipe imposait de le transmettre.

2 · Défi

Le brief en bref

  • Traduire le savoir-faire en processus
  • Générer les tâches de chaque projet
  • Donner à chaque client son portail
  • Industrialiser le reporting mensuel
  • Faciliter la délégation

Le suivi de l’activité marketing reposait sur un assemblage d’outils : un CRM sans espace dédié aux clients, des tâches et un agenda Google synchronisés par des automatisations bricolées, Loom et Ahrefs pour les rapports. Notion venait à peine d’être adopté.

Trois difficultés en découlaient : suivre l’ensemble des projets, produire un reporting client régulier, et déléguer la production aux nouveaux arrivants.

3 · Réalisations

  1. 1

    Le processus métier, modélisé

    Du pré-audit en vidéo à la proposition, à la signature, à la production SEO et au rapport mensuel : chaque étape décrite et outillée.

  2. 2

    Architecture des bases

    Clients, contacts, projets, tâches générales et tâches de contenu SEO, propositions commerciales, références clients et processus métier, reliés entre eux.

  3. 3

    Modèles de projet et de tâche

    Chaque projet naît avec son portail client et ses tâches, chacune avec son brief, ses sous-tâches et un suivi du temps prévu et réel.

  4. 4

    Reporting mensuel

    Des rapports produits chaque mois et envoyés aux clients à date fixe.

  5. 5

    Prise en main

    Neuf vidéos de prise en main, pour que l’équipe s’approprie le système et le fasse évoluer.

4 · La transformation

Avant

  • Un savoir-faire porté par l’expérience de chacun, sans processus outillé.
  • Des outils assemblés par des automatisations bricolées.
  • Un suivi des projets et un reporting client difficiles à tenir.
  • Une délégation freinée par l’absence de cadre.

Après

  • 5 heures gagnées chaque semaine.
  • 100 % du savoir-faire de l’agence mis en processus dans un outil métier.
  • Des tâches générées à chaque nouveau projet, avec leur brief et leur suivi du temps.
  • Un portail par client, et un reporting mensuel structuré.

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20 minutes, Gratuit

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