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Club privé de luxe

Club privé de luxe : tout le club centralisé en 2 jours, la marge de chaque événement visible

Tuxedo Society est un club privé ultra-sélectif qui conçoit des expériences haut de gamme et sur mesure à travers l’Europe, pour une communauté internationale de créateurs, d’entrepreneurs et d’investisseurs. En deux jours de sprint, j’ai réuni tout le club, et la conduite de ses événements d’exception, dans un cockpit Notion unique.

1 · Contexte

Tuxedo Society conçoit des expériences haut de gamme et sur mesure à travers l’Europe, pour une communauté internationale de créateurs, d’entrepreneurs, d’investisseurs et de figures culturelles.

Son offre réunit événements exclusifs, dîners privés, voyages de plusieurs jours, conciergerie et animation de communauté. Chaque événement, pensé dans les codes de l’ultra-luxe, mobilise de nombreux prestataires et interlocuteurs, et une somme d’opérations à orchestrer sans fausse note. D’abord piloté par ses fondateurs, le club a rapidement grandi, et sa structuration interne est devenue une condition de sa croissance.

L’enjeu était de construire un socle opérationnel capable de soutenir des expériences premium, sans rien diluer de la curation, de la discrétion et de la qualité qui font l’identité du club.

2 · Défi

Le brief en bref

  • Créer une source de vérité pour tout le club
  • Orchestrer chaque événement et ses prestataires
  • Structurer l’expérience membres
  • Rendre visible la marge de chaque événement
  • Donner aux fondateurs une vision par département
  • Concevoir un système simple pour une équipe créative

L’information se dispersait entre Google Drive, des fichiers Excel, des applications de prise de notes personnelles et WhatsApp. Aucune source de vérité ne permettait de piloter de façon cohérente les opérations, les membres, les événements et les partenaires.

Le suivi des membres restait largement manuel, de l’historique de participation aux préférences, aux allergies et aux pièces d’identité, et celui des partenaires et sponsors manquait de structure. Les fondateurs ne disposaient d’aucune vision transversale sur la feuille de route de chaque département : Marketing, Événements, Sales et Conciergerie.

Le système devait enfin convenir à une équipe très créative, peu portée sur les outils : trop technique ou trop rigide, il aurait été rejeté.

3 · Réalisations

  1. 1

    Entretiens par département

    Analyse des flux de chaque département et de leurs principaux points de friction opérationnelle.

  2. 2

    Architecture cible

    Conception dans Miro de l’architecture de l’information, reliant Événements, CRM B2B, tâches et projets internes.

  3. 3

    Sprint de deux jours

    Déploiement intensif de l’espace Notion : forfait Business, Notion AI activé, teamspaces structurés.

  4. 4

    Hubs métier

    Un espace dédié pour chaque métier : Événements, Conciergerie, Partenariats et Marketing.

  5. 5

    Pilotage des événements

    Chaque événement conduit dans Notion, de sa conception au jour J : prestataires, interlocuteurs, opérations, budget et logistique réunis au même endroit et suivis par toute l’équipe.

  6. 6

    Centralisation

    CRM, suivi budgétaire, documents juridiques, ressources RH et planification opérationnelle réunis au même endroit.

  7. 7

    Tableaux de bord personnalisés

    Chaque collaborateur accède à ses priorités, les fondateurs conservent une vue d’ensemble.

  8. 8

    Adoption

    Onboarding d’équipe et tutoriels vidéo, pour un système autonome dans la durée.

4 · La transformation

Avant

  • Une information dispersée entre Drive, Excel, notes personnelles et WhatsApp.
  • Des événements d’exception coordonnés de messagerie en fichier, prestataire par prestataire.
  • Aucune source de vérité pour les membres, les événements et les partenaires.
  • Un suivi des membres largement manuel.
  • Des partenariats et des sponsors suivis sans structure.
  • Aucune vision transversale des fondateurs sur l’activité des départements.

Après

  • Tout le club centralisé dans un cockpit unique, déployé en deux jours de sprint.
  • Des événements d’exception pilotés dans Notion : prestataires, interlocuteurs et opérations centralisés, une exécution fluide.
  • Dépenses, revenus et marge réunis pour chaque événement.
  • Un CRM membres : historique de participation, préférences, allergies, documents légaux.
  • Des fondateurs qui suivent chaque département sans avoir à relancer.
  • Notion AI au service de la mémoire du club : lieux, partenaires, membres, ressources de marque.
C’est incroyable ! C’est exactement ce que j’avais en tête.
Gabriele BoniniFondateur, Tuxedo Society

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