CAS CLIENT
Transformation du Notion d’un éditeur de logiciel SaaS
Knowmore est un éditeur de SaaS proposant une plateforme d’adoption digitale, grâce à une approche combinant usage et apprentissage. L’entreprise compte une trentaine de collaborateurs et compte parmi ses clients des groupes tels qu’AIRBUS, Crédit Agricole ou encore Pernod Ricard.
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La mise en contexte
Knowmore est un éditeur de plus de 20 ans d’expérience, qui jusqu’à récemment, oeuvrait pour quelques grands comptes triés sur le volet. Puis l’a société l’entreprise prend un tournant en faisant évoluer son produit vers une solution SaaS avec l’ambition de pouvoir adresser ses services à une plus grande échelle. Ce choix stratégique est un succès et Knowmore connait une phase de développement accélérée.
Ce changement d’échelle entraine une multiplication de projets par nature complexes. Chaque projet de déploiement nécessite une vision claire malgré un grand nombre d’informations à prendre en compte. Fabien Taillandier – Directeur Produit et Relation Client chez Knowmore, fait le constat que leurs outils de suivi peinent à remplir leurs promesses. De plus, chaque pôle a ses propres outils et il n’existe pas de référentiel commun.
Après quelques itérations, Notion est identifié comme une une solution idéale pour centraliser l’information et la collaboration des différents pôles. Fabien décide alors de faire appel à moi, en vue d’être accompagné dans cette transformation organisationnelle.
L’objectif
Co-construire un référentiel dans Notion permettant à Knowmore de suivre précisément son activité.
Le brief en bref
Le plan d’action
Ateliers d’exploration
Ces derniers me permettent de me saisir des problématiques à résoudre, de parcourir l’ensemble du périmètre de la mission. Nous précisons les besoins pré-identifiés, les frictions observées. Le premier atelier est macro, afin de comprendre l’activité de Knowmore, leur manière de s’organiser pour mener à bien ce projet de référentiel. Les ateliers suivants permettent de se concentrer sur des points spécifiques, afin de saisir les subtilités du projet.
Analyse & proposition
J’étudie les informations glanées lors des ateliers d’exploration, que je consolide en parcourant minutieusement l’espace Notion de Knowmore. Cette analyse aboutit sur un livrable incluant :
– La cartographie du système d’information du Notion de l’entreprise (le workspace tel qu’il est avant mon intervention)
– Une analyse critique de l’existant
– Une proposition schématique d’une nouvelle organisation dans Notion
Développement d’un MVP
Dès que nous nous sommes mis d’accord sur une nouvelle organisation, je m’occupe de concevoir l’espace Notion. C’est la phase de production. Cette étape est réalisée sous l’angle de la co-construction, avec des points d’étapes pour coller au mieux à la réalité de l’activité du SaaS d’adoption digitale. Dans ce cas, j’ai opté pour la conception d’un MVP Notion dans un espace séparé, pour ne pas perturber le travail des équipes.
Transformation de l’espace Notion
Lorsque que les tests s’avèrent concluants, il faut intégrer le travail réalisé à l’espace Notion de l’entreprise. Ici l’enjeu principal est de parvenir à capitaliser sur le travail existant et ne pas perdre de données. Je fais le tri entre les éléments inutiles et les éléments pertinents sous optimisées. À la fin, nous obtenons le meilleur des deux mondes : un espace Notion sur-mesure qui contient les données importantes de l’ancien espace.
Accompagnement au changement
L’objectif est de réduire au maximum les frictions liées à l’évolution du Notion. Pour ce faire, je forme en visio les collaborateurs. C’est l’occasion de parcourir l’ensemble des fonctionnalités et répondre à toutes les interrogations. Je réalise aussi des tutoriels sous forme de capsules vidéos. Cela permet de proposer un onboarding structuré dans une page Notion dédiée. De plus, je place des liens vers des vidéos spécifiques, de manière contextuelle, directement sur les pages du Notion.
REX & affinage
Trois semaines suivant la mise en production du nouveau workspace, nous faisons un RDV afin de prendre les retours d’expérience remontés par l’ensemble des collaborateurs concernés. En conséquence, j’affute le Notion afin qu’il épouse au mieux les usages des équipes.
Accompagnement long terme
En lien direct avec le directeur produit et relation commerciale, j’aide la société à intégrer certains processus dans Notion et procède à des automatisations via Make afin de faire gagner du temps et de la précision sur des tâches chronophages.
Avant : MVP de référentiel client
Après : Référentiel complet et adopté par les équipes de Knowmore
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Knowmore témoigne
« Warren a de très bonnes compétences no-code et une approche méthodique et pragmatique . Il m’a beaucoup aidé pour structurer et animer le Notion de mon entreprise. »
Prenons RDV
Échangeons autour de votre problématique. Ce premier RDV gratuit de 20 minutes permet d’éclaircir le périmètre de votre projet. Nous nous assurons que Notion est pertinent dans votre cas et voyons comment je peux vous venir en aide.
Expert Notion freelance