CAS CLIENT
Transformation d’un espace Notion pour une agence créative
Studio Lab est une agence digitale et créative qui se distingue par des hautes exigences esthétiques. Ses clients viennent du monde de la mode et du design. Elle accompagne ses clients en branding , événementiel, site web et social media.
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La mise en contexte
Studio Lab fait face à une croissance soutenue qui se traduit par une multiplication des projets clients. La communication informelle entre les collaborateurs ne suffit plus. Les outils et les documents sont dispersés, entrainant une frustration et une perte de temps au quotidien pour trouver les bonnes informations.
Laure Bilger et son équipe cherchent un moyen de structurer leurs opérations, sans perdre leur ADN ni leur manière de travailler. Elles retiennent Notion pour devenir l’outil central de leur fonctionnement.
Elles identifient un template qui semble bien correspondre à leurs besoins. Si ce premier essai les convaincs de la pertinence de Notion, elles constatent rapidement qu’à l’usage, ce template pré-fabriqué peine à tenir ses promesses.
Studio Lab décide alors de concevoir son propre espace Notion, pour qu’il épouse complètement leur activité et qu’il traduise leur façon de collaborer.
L’objectif
Concevoir un espace Notion collaboratif efficace et à leur image, permettant de gérer efficacement la prospection et la production des projets clients.
Le brief en bref
Le plan d’action
Ateliers d’exploration
Ces derniers me permettent de me saisir des problématiques à résoudre, de parcourir l’ensemble du périmètre de la mission. Nous précisons les besoins pré-identifiés, les frictions observées. Le premier entretien est macro, afin de comprendre l’activité de Studio Lab, leur manière de s’organiser pour mener à bien leurs activités commerciales et de production. Les ateliers suivants permettent de se concentrer sur des points spécifiques, comme la gestion des projets social media par exemple.
Analyse & proposition
J’étudie les informations glanées lors des ateliers d’exploration, que je consolide en parcourant l’espace Notion de l’agence. Cette analyse aboutit sur un livrable incluant une analyse critique de l’existant accompagnée de la cartographie du système d’information du Notion de l’entreprise, ainsi qu’une proposition schématique d’une nouvelle organisation dans Notion.
Développement d’un MVP
Dès que nous nous sommes mis d’accord sur une nouvelle organisation, je m’occupe de concevoir l’espace Notion. C’est la phase de production. Cette étape est réalisée sous l’angle de la co-construction, avec des points d’étapes pour coller au mieux à la réalité de l’activité du studio créatif. Dans ce cas, j’ai opté pour la conception d’un MVP Notion dans un espace séparé, pour ne pas perturber le travail des équipes.
Transformation de l’espace Notion
Lorsque que les tests s’avèrent concluants, il faut intégrer le travail réalisé à l’espace Notion de l’entreprise. Ici l’enjeu principal est de parvenir à capitaliser sur le travail existant et ne pas perdre de données. Je fais le tri entre les éléments inutiles et les éléments pertinents sous optimisées. À la fin, nous obtenons le meilleur des deux mondes : un espace Notion sur-mesure qui contient les données importantes de l’ancien espace.
Accompagnement au changement
L’objectif est de réduire au maximum les frictions liées à l’évolution du Notion. Pour ce faire, je forme les collaborateurs. C’est l’occasion de parcourir l’ensemble des fonctionnalités et répondre à toutes les interrogations. Je réalise aussi des tutoriels vidéos. Cela permet de proposer un onboarding structuré dans une page Notion dédiée. De plus, je place des liens vers des vidéos spécifiques, de manière contextuelle, directement sur les pages du Notion.
REX & affinage
Trois semaines suivant la mise en production du nouveau workspace, nous faisons un RDV afin de prendre les retours d’expérience remontés par l’ensemble des employés. En conséquence, j’affute le Notion afin qu’il épouse au mieux les usages des équipes.
Avant : Dispersion
Après : Concentration
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Studio Lab témoigne
« Ravie d’avoir collaboré avec Warren, son expertise sur Notion a permis à l’agence Studio Lab d’optimiser son espace Notion tant pour la gestion de projet interne que pour les plannings partagés avec les clients. Je recommande +++ !»
Prenons RDV
Échangeons autour de votre problématique. Ce premier RDV gratuit de 20 minutes permet d’éclaircir le périmètre de votre projet. Nous nous assurons que Notion est pertinent dans votre cas et voyons comment je peux vous venir en aide.
Expert Notion freelance